Tồn kho an toàn – 3 lợi ích giúp tối ưu quản lý kho hàng trong sản xuất

Quản lý tồn kho là một nhiệm vụ đóng vai trò hết sức quan trọng quyết định tới sự thành bại của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Để kiểm soát tốt số lượng hàng trong kho, nhà quản lý phải theo dõi sát sao quá trình nhập hàng, bán hàng và những biến động về giá cả trên thị trường. Việc cân-đo-đong-đếm số lượng hàng hóa cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Vậy tồn kho an toàn là gì và đâu là phương pháp để doanh nghiệp sản xuất có thể xác định được mức tồn kho an toàn hiệu quả? 

Tổng quan về hàng tồn kho

Hàng tồn kho là mặt hàng được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của các doanh nghiệp sản xuất. Chúng không phải là những mặt hàng bị “ế”, bị hỏng, lỗi thời hay không bán được mà được xem là phương án dự phòng trong trường hợp hàng hoá bị hết nhưng nhu cầu của khách hàng gia tăng.  Hàng tồn kho bao gồm các loại hàng hoá đã hoàn thành và sẵn sàng bán ra ngoài thị trường, hàng đang trong quá trình sản xuất, hay các nguyên vật liệu và hàng hóa sẽ được tiêu thụ trong quá trình sản xuất. 

Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn (Safety Stock) là khối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu còn lại trong kho nhằm mục đích giảm thiểu tối đa rủi ro hết hàng do sự thay đổi về cung cầu trong chuỗi cung ứng sản xuất hay để đáp ứng được mọi nhu cầu bất ngờ có thể xảy ra trong tương lai.  Trong sản xuất, việc quản lý kho hàng thông minh và tối ưu hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong những nỗ lực của doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể gặp phải trước những thay đổi về thời gian, nhu cầu và nguồn cung nguyên vật liệu từ thị trường. Mức tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại (Reorder Point) được xác định chính xác có thể giúp cho doanh nghiệp sản xuất giữ được uy tín với khách hàng trong trường hợp xảy ra các vấn đề gây gián đoạn chuỗi cung ứng. 

Tồn kho an toàn và các loại tồn kho liên quan

Tùy đặc thù từng ngành sản xuất và đặc tính từng loại sản phẩm, ngoài tồn kho an toàn, doanh nghiệp còn quản lý tồn kho chu kỳ và tồn kho theo mùa. 

Tồn kho theo chu kỳ

Tồn kho theo chu kỳ là loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng được chia nhỏ theo thời gian. Tuy nhiên, loại tồn kho này đòi hỏi doanh nghiệp đã phải trải qua một chu kỳ đặt hàng nhất định để có được thời gian chi tiết và cụ thể giữa các lần đặt hàng, từ đó đưa ra được mức tồn kho an toàn cho mình. Với loại hình theo chu kỳ, khách hàng sẽ ít đặt hàng nhưng mỗi lần đặt sẽ là những đơn hàng có số lượng lớn tùy theo nhu cầu từng giai đoạn. 

Tồn kho theo mùa

Tồn kho theo mùa là loại tồn kho được tính đến khi doanh nghiệp quyết định sản xuất và dự trữ hàng hóa nhằm mục đích đáp ứng được nhu cầu thị trường trong thời gian tới. Loại tồn kho này thường được áp dụng trước những dịp khuyến mãi và một số dịp quan trọng khác để đáp ứng được nhu cầu tăng vọt của khách hàng. 

Công thức để tính lượng tồn kho an toàn

Một mức tồn kho an toàn được xác định bằng công thức và Reorder Point chính xác có thể giúp cho doanh nghiệp sản xuất giữ được uy tín với khách hàng trong trường hợp xảy ra các vấn đề gây gián đoạn chuỗi cung ứng.  Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa mỗi ngày x Thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình mỗi ngày x thời gian giao hàng trung bình)   VD: Năm 2022, doanh nghiệp A sản xuất nước ngọt có nhu cầu tiêu thụ là 2000 thùng/ tháng, nhưng trong năm đó doanh nghiệp A đã sử dụng tới 2500 thùng/tháng. Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp nguyên liệu cho doanh nghiệp A là 5 ngày nhưng mức thời gian giao hàng tối đa lại có thể lên đến 10 ngày. Thời gian làm việc của doanh nghiệp A là 30 ngày mỗi tháng. Dựa trên những dữ liệu đó, doanh nghiệp A có thể tính được mức tồn kho an toàn cho mình như sau:  Nhu cầu tối đa mỗi ngày: 2500 : 30 = 83 thùng/ngày Nhu cầu trung bình mỗi ngày 2000 : 30 = 66 thùng/ngày => Mức tồn kho an toàn = (83 x 10) – (66 x 5) = 500 thùng

Lợi ích của tồn kho an toàn 

Giảm thiểu những rủi ro về thiếu hụt hàng hoá 

Đa phần các doanh nghiệp sản xuất đều không có được một kế hoạch cụ thể trong khâu xuất nhập hàng hoá, họ thường chờ tới lúc hàng hóa trong kho được tiêu thụ gần hết thì mới có quyết định nhập những lô hàng hoá mới. Tuy nhiên, nếu như không có được sự chuẩn bị trước thì khối lượng trong nhà kho sẽ không thể kịp đáp ứng cho nhu cầu phát sinh của khách hàng. Từ đó, chúng có thể gián tiếp dẫn đến sự suy giảm trong doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Tối ưu hóa không gian dự trữ hàng tồn kho

Nếu nhiệm vụ tồn kho an toàn được thực hiện một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tránh được việc mua những loại hàng hoá không cần thiết, từ đó có thể tối ưu hoá được không gian kho, sắp xếp và phân bổ các mặt hàng, nguyên vật liệu phục vụ mục đích sản xuất một cách hợp lý. 

Tối ưu hoá chi phí lưu kho và bảo quản

Việc duy trì mức tồn kho an toàn cũng là một phương án giúp doanh nghiệp tránh phải trả thêm các khoản chi phí phát sinh ngoài kế hoạch trong trường hợp không cân đối được khối lượng và phải thuê thêm kho chứa ngoài. Đặc biệt, với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn hạn như thực phẩm, việc tích trữ hàng tồn kho quá nhiều khi không dự báo được chính xác nhu cầu thị trường sẽ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về bài toán kinh tế cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc áp dụng phương thức tồn kho an toàn sẽ hỗ trợ giảm thiểu tối đa những nguy cơ tiềm ẩn nói trên và các khoản chi phí phát sinh trong quy trình sản xuất.  Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp sản xuất cải thiện đáng kể lợi nhuận. Trong thời đại công nghệ 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ thông minh, các thiết bị hiện đại, việc áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý kho hàng thông minh sẽ là lựa chọn đúng đắn mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng nói chung và hàng tồn kho nói riêng. Từ đó, gia tăng doanh số và cải thiện quy mô sản xuất, đồng thời tạo dựng niềm tin về thương hiệu trong mắt khách hàng.

Thiết bị phần cứng cho quản lý kho hàng

Để phần mềm quản lý kho vận hành ổn định, doanh nghiệp cần phần cứng phù hợp với môi trường kho xưởng: máy tính công nghiệp, Panel PC đặt tại khu vực nhập/xuất, máy tính bảng công nghiệp và thiết bị quét mã vạch/QR cho nhân viên kho. IPC247 tư vấn cấu hình máy tính công nghiệp phù hợp nhu cầu và báo giá trong 2 giờ làm việc.